延安职业技术学院各类档案归档范围及保管期限表

(2019年修订)

一、党群类档案归档范围及保管期限表

DQ党群工作

DQ11党务综合

1.上级党组织有关党的建设的文件材料

(如果文件是针对本院的列为永久)                                    长期

2.本院党代会文件材料

(1) 党代会通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导

讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单、候

选人登记表、情况介绍、大会选举办法、选举结果和上级批复等         永久

(2)提案及办理情况、会议简报、会议情况、小组会议记录等             长期

(3)参考文件、工作人员名单、工作证、代表证、列席证及选票式样、

会议讨论未通过的文件材料                                         短期

3.本院党委会、常委会、党委扩大会、书记院长碰头会的会议记录、纪

要、决议等文件                                                   永久

4.本院党委工作计划、报告、总结                                    永久

5.本院党委在各项工作中形成的决定、办法、指示、批转、通报和通知

(一般的长期)                                                      永久

6.本院以党委名义召开的工作会议材科                               长期

7.本院党委和上级党委调研、检查、巡视学院工作形成的文件材料        长期

8.本院党委负责同志在院内的重要讲话稿和参加上级有关会议的发言稿   永久

9.本院党委工作简报                                               长期

10.本院党委大事记                                                永久

11.本院党群系统启用印章的文件和印模                              永久

12.本院党群系统重要统计材料                                      永久

13.本院各总支、直属支部报党委的工作计划、总结、报告请示及批复    长期

14.本院党委保密、秘书工作的有关文件                              长期

15.本院党委系统收发文登记簿                                      短期

16.本院党委与有关部门、协商工作的来往文件                        长期

17.本院党委及上级表彰的优秀党员、先进支部材料                    长期

DQ12纪检

1.上级纪委关于纪检工作的文件材料                             长期-短期

2.本院有关纪检工作的规定、条例、办法                             长期

3.本院纪检工作计划、报告、总结、统计报表                         永久

4.本院纪委会议记录                                               长期

5.本院党纪案件的调查材料、处理意见、决定及上级批复               长期

6.重要的群众来信来访及处理材料                                   长期

DQ13组织

1.上级关于组织工作的指示、决定、通知、简报                       长期

2.本院组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料                   永久

3.本院组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知(学院成立、变动)  永久

4.落实政策的有关材料                                             长期

5.本院干部任免、调动和离休报告、决定、批复、通知等(领导的考核)    永久

6.本院正科级以上干部名单                                         永久

7.本院总支、支部改选报告、审批材料                               长期

8.本院各总支、支部委员名册                                       长期

9.本院党员名册                                                   永久

10.本院关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料 永久

11.本院发展新党员、预备党员转正的名册                            永久

12.本院党费收支报表及统计表                                      长期

13.本院离休干部审批材料                                          永久

14.本院党员干部轮训计划、总结等材料                              短期

DQ14宣传教育

1.上级关于宣传工作的文件(普法，戒毒、大学生思想政治工作)         长期

2.本院宣传工作计划、决定、报告、通知和总结                      永久

3.本院教职工政治思想工作动态及调查材料                          长期

4.本院理论学习的决定、通知、计划、总结                          长期

5.本院有关精神文明建设工作计划、总结材料(年度以上为长期)         短期

6.本院临时机构工作材料(如科学发展观等)                      长期或短期

7.反映本院重大活动的剪报及图表、照片                            永久

DQ15统战

1..上级关于统战工作的文件                                        长期

2.本院统战工作计划、决定、报告、通告、总结                      永久

3.本院统战工作情况调查、典型材料、统计报表                      永久

4.本院各级人大代表、政协委员名单(册) 及审批材料                  永久

5.本院各民主党派成员和负责人名册及有关材料                      长期

6.本院统战工作会议记录                                          长期

DQ16工会

1.上级有关工会工作的文件                                        长期

2.本院工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、请示与批复、

统计报表                                                        永久

3.本院教职工、会员代表大会文件材料(通知、 名单、报告、决议、

选举结果、领导讲话、大会发言等文件)                              长期

4.本院工会工作规章制度                                           长期

5.本院表彰工会先进集体个人的材料、名单                           长期

6.本院处分会员的有关材料                                         长期

7.本院工会委员会议记录、纪要                                     长期

8.本院基层工会干部名单                                           长期

9.本院工会会员名册                                               长期

10.本院有关工会会费、职工福利费管理等文件材料                    长期

11.本院工会活动材料                                              短期

12.本院妇女工作材料                                              长期

13.本院居民委员会工作材料                                        长期

DQ17 团委

1.上级关于团的工作文件                                           长期

2.本院团代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、

领导讲话、大会发言以及大会通过的文件)                           永久

3.本院学代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、

领导讲话、大会发言和文件)                                       永久

4.本院团委工作计划、报告、总结及规章制度                        永久

5.本院团委工作典型调查材料、优秀团员的材料                      长期

6.本院表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料                      长期

7.本院处分团员的材料及复查材料                                  长期

8.本院批准入团、离团材料及名单                                  长期

9.本院团干部名单、团员名册                                      长期

10.本院团委会议记录                                             长期

11.本院学生会文件、材料                                         长期

12.本院社团活动、勤工俭学、社会实践的有关材料                   长期

13.本院团内情况统计年报表                                       永久

二、行政类档案归档范围和保管期限表

XZ行政管理

XZ11行政综合

1.上级有关学院行政管理的综合性文件                              长期

2.本院有关全院性的规章制度                                      永久

3.本院发展规划及年度、学期工作计划、报告、总结                  永久

4.本院院长办公会、书记院长碰头会议记录、纪要                    永久

5.本院院务委员会委员名单、会议记录、纪要                        永久

6.本院各处、系的工作计划、报告、总结和会议记录                  长期

7.本院领导的重要讲话和参加院外会议发言稿                        长期

8.本院教育事业规划、计划及上级批复                              永久

9.本院向上级的请示及其批复                                永久或长期

10.本院各单位的请示及学院的批复                                 长期

11.有关全院性工作的调查材料和经验总结                           永久

12.本院学年报表及综合统计                                       永久

13.本院启用及废止印章的文件及印模                               永久

14.本院历史沿革、院史、情况介绍                                 永久

15.本院大事记、年鉴、简报、信息、动态等                         永久

16.本院临时机构工作材料(普选、人口普查等)                        短期

17.一般群众的来信来访                                           短期

XZ12人事

1.上级机关有关人事工作的文件                                    长期

2.本院人事工作的规章制度、人才培养的计划、总结                  长期

3.本院人事工作计划、报告总结、调查材料、会议记录                永久

4.本院关于机构编制规划、计划报告、上级批复                      永久

5.本院关于院内机构设置、变化的文件材料                          永久

6.上级机关及本院表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料            永久

7.本院处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料                    长期

8.本院人事统计报表                                              永久

9.本院教职工名册(分单位的总册、分类名册)登记表                   永久

10.本院教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复               永久

11.本院教职工工资调整材料、名册                                 永久

12.本院教职工的录用、调入的有关材料(包括转移行政工资关系介绍信)  永久

13.本院教职工调动的有关材料(包括转移行政、工资关系介绍信存根)    长期

14.本院教职工援外和支援边远地区材料                             短期

15.本院教职工绩效工资材料                                       长期

XZ13监察、 审计

1.上级有关监察、审计工作文件                                长期-短期

2.本院关于监察、审计工作的规定、办法、报告、会议记录            长期

3.本院监察、审计工作计划、总结                                  永久

4.本院监察、审计工作统计年报及重要报表                          永久

5.本院违反政纪、财纪的单位、个人查处材料及处分决定              长期

6.本院审计项目材料(基建项目审计报告100万字以上为长期)     长期或短期

7.有关学院产权的诉讼材料                                        永久

XZ14武装、保卫

1.上级有关稳定、保卫工作的文件                                  长期

2.上级有关武装、人防、民兵、军训工作的文件                      长期

3.本院治安保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表、

应急预案                                                       永久

4.本院师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、

判决书                                                         长期

5.本院师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复              长期

6.本院要害部门的保卫、消防工作文件材料                          长期

7.本院保卫保密工作方面的规章制度                                长期

8.本院武装部职责范围内的规章制度                                长期

9.本院武装部工作计划、总结、调查报告                            长期

10.本院武装部工作统计年报及重要报表                             长期

11.本院有关复员、转业、退伍军人、军、烈属名册和登记表(卡)        长期

XZ15

后勤管理

1.上级有关后勤工作的文件                                        短期

2.本院后勤管理处及各科规章制度                                  长期

3.本院后勤工作计划、总结报告、调查材料                          长期

4.本院资产管理规定、总结                                        长期

5.本院防震、防汛、环保、节能工作的文件材料                      长期

6.本院爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定、通知等文件  长期

7.本院师生员工健康状况调查材料及统计表                          永久

8.本院有关伙食、车辆管理、校园绿化等文件材料                    短期

XZ16档案、 图书、文博等档案

1.上级有关档案工作的文件                                        长期

2.本院档案工作规章制度                                          长期

3.本院档案工作计划、报告、总结                                  长期

4.本院档案工作统计年报                                          永久

5.本院与院外交流的有关材料                                      长期

6.本院档案管理考评定级等材料                              永久或长期

图书

1.上级有关图书情报工作的文件                                    长期

2.本院图书情报工作规章制度                                      长期

3. 本院图书情报 工作计划、报告、总结                            长期

4.本院图书情报工作发展规划、馆藏及统计年报                      永久

5.本院图书馆与院外交流的有关材料                                长期

院庆活动材料

(1)重大活动议程、会议记录、讲话、纪念册、题词和著名人

士活动情况、活动总结、学术报告会等重要材料                     永久

(2)邀请书、贺电、贺信                                           长期

(3)接待活动安排等事务性材料                                     短期

网络信息

1.上级关于网络管理的政策、法规性文件                            长期

2.本院关于网络管理的决定、规章制度、管理办法                    长期

3.本院在校园网管理中形成的管理性文件                            长期

4.本院年度计划、总结、请示、批复等                              长期

三、教学类档案归档范围和保管期限表

JX教学工作

JX11 综合

1.上级下达的关于教学、学生管理、就业工作的文件材料              长期

2.本院有关培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法      永久

3.本院规划、实施计划。有关数学的规章制度、会议记录， 调研

报告、简报、总结                                                长期

4.本院教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料(赛教)             长期

5.本院召开的各种教学工作会议形成的材料                          长期

6.本院教学工作综合性统计报表、大事记                            长期

7.本院学生运动会材料                                            长期

JX12学科与实验室建设

1.上级各学科、专业设置及实验室、实训基地建设的文件材料          长期

2.本院各重点学科、专业、实验室论证等申报、审批材料              永久

3.本院各学科、专业、实验室建设论证、评估、申报、审批材料        永久

4.本院各学科、专业、实验室建设统计报表                          长期

JX13课堂教学与教学实践

1.上级有关教学改革、课堂教学等方面的指示、规定、办法            长期

2.本院教学计划、教学大纲、方案                                  永久

3.本院教学实习、生产实习计划、总结等材料                        短期

4.本院典型教案、课表、课程进度表、校历                          长期

5.本院学生优秀的、典型的毕业论文、毕业设计及评审意见            长期

6.本院各学科专业试题、试卷及标准答案                            短期

JX14教材

1.上级关于教材工作的文件材料                                     短期

2.本院自编、主编教材                                             永久

2.本院优秀教材评选材料                                           长期

3.本院各专业使用教材目录                                         永久

4.本院自编、主编的教学指导书、实习指导书、习题集长期

JX15师资培训

1.本院师资培养、管理工作计划、规定、总结                         永久

2.本院辅导员培训计划、总结、考核                                 长期

3.本院教师资格认定材料                                           短期

4.本院教师进修计划、安排、总结                                   长期

5.本院教师工作量的规定和执行情况                                 长期

6.本院教师业务考核材料                                           长期

7.本院教师工作量考核及教学工作中形成的事务性文件材料             短期

JX16招生

1.上级有关招生工作的文件材料

(1)涉及本校的招生计划、指标                                      永久

(2)普发性的规定、办法                                            长期

2.本院新生(三年制大专、3+2大专、高中专)录取名册                  永久

3.本院招生计划、总结及有关招生的各类批件                         永久

4.本院招生简章、专业介绍、专业目录及招生宣传材料                 长期

JX17学籍管理

1.本院在校学生名册                                               永久

2.本院学生学籍登记表、学籍变动情况                               长期

3.本院学生奖惩情况(建模竞赛奖励)                                  长期

4.本院学生有关问题的处理意见、报告、决定                         长期

5.本院贫困生资助有关文件材料                                     长期

6.本院新生入学教育、军训等材料                                   短期

JX18毕业生

1.本院毕业生验印登记表及有关材料，                               永久

2.本院毕业生登记表                                               长期

3.本院毕业生供需合同、协议                                       长期

4.毕业证书领取登记表、毕业生派遣名单                             长期

5.本院毕业生培养计划、论文答辩、评议等材料                       长期

6.本院毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料                           长期

JX19成人教育

1.本院其它形式的学历教育材料                                     长期

2.本院非学历教育的培训班、进修班材料                             长期

学生类档案归档范围

四、学生类档案归档范围及保管期限表

XS学生（暂归教学相关类目）

专科毕(结)业生离院随转个人档案材料

1.高中毕业生登记表

2.高考体检表

3.高考报名表

4.高考政审表

5.报考高校志愿表和高考成绩单(一式两份)

6.本院学生学籍登记表并附成绩单

7.本院毕业生健康证明

8.本院毕业生鉴定表

9.本院毕业生登记表

五、科学研究类档案归档范围及保管期限表

KY科学研究

KY11科研综合

1.上级有关科研工作方面的文件                                    长期

2.上级有关科研工作会议的文件                                    短期

3.本院科研工作规章制度                                          长期

4.本院科研工作规划、年度计划和总结、统计报表                    永久

5.本院申报科学基金及有关批复                                    长期

6.本院有关科研成果及经费管理文件材料                            长期

7.本院学会工作(学术活动)材料                                     短期

KY12按项目 设置类目

一、科研准备阶段

1.开题报告与课题调研论证材料                                    长期

2.任务书、合同、协议书                                          长期

3.课题研究计划、设计                                            长期

4.计划执行情况、计划调整或撤销报告                              短期

5.课题投资和预决算材料                                          短期

研究实验阶段

1.实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录(含关键配方、

工艺流程及综合分析材料)                                         永久

2.数据处理材料，包括计算机处理材料(如程序设计说明框计算结果)     永久

3.设计的文字说明和图纸(底图、蓝图、机械设计图、电子、线路图等)   永久

4.研究工作阶段小结、年度报告                                    长期

5.配套的照片、底稿、录音带、幻灯片、影片拷贝等                  永久

6.样品、标本等实物的目录                                        永久

三、总结鉴定阶段

1.研究报告、研制报告                                            永久

2.论文专著                                                      永久

3.工艺技术报告                                                  永久

4.技术诀窍报告                                                  永久

5.专家评审意见                                                  永久

6.鉴定会材料(鉴定代表名单、会议记录、鉴定意见)                   长期

7.鉴定证书                                                      永久

8.推广应用意见                                                  长期

9.课题工作总结                                                  长期

四、申报奖励阶段

1.科研成果登记表                                                永久

2.科研成果报告表                                                永久

3.科研成果奖励申报与审批材料                                    永久

4.科研成果获奖材料(奖状、奖章、证书5)原件或影印件               永久

5.专利申请书或证书原件或影印件                                  永久

五、推广应用阶段

1.转让合同、协议书                                              永久

2.生产定型鉴定材料                                              永久

3.成果被引用或投产后反馈意见                                    短期

4.推广应用方案及实施情况                                        长期

5.扩大试生产的设计文件、工艺文件                                长期

6.成果宣传报导材料                                              短期

7.对外学术交流材料                                              长期

（产品生产与科技开发类档案归档范围及保管期限表）

六、科学研究类档案归档范围及保管期限表

CP产品生产与科技开发

CP11综合

1.上级关于产业与科技开发管理的文件                              长期

2.本院为产业与科技开发制定的各种规定、条例、办法、制度及

手册、图表                                                     长期

3.本院产业与科技开发的请示、报告、批复、批示                    长期

4.本院有关产业与科技开发、管理与专业协作单位有关技术性

方面来往的文件材料(包括合同、协议等)                            长期

5.本院产业与科技开发年度计划、总结、统计报表                    永久

6.本院产业集团内部F部任免等                                    长期

CP12产品项目

1.产品用户清册                                                  长期

2.产品销售合同、协议书、重要洽谈会议记录                        长期

3.用户反馈的产品技术文件材料                                    长期

4.产品用户交验协议                                              短期

5.任务书、调查材料、方案论证材料、技术协议与委托书、发展

建议书、上级指标批文                                            长期

6.总体方案设计材料                                              长期

7.全套设计定型图纸                                              长期

8.技术设计说明书、计算手稿、实验数据和实验记录及分析报告        长期

9.阶段性技术总结、产品设计工作总结，设计定型报告及批复          长期

10.产品说明书、技术条件、标准、产品证明书等                     长期

11. 试验大纲、试验记录及试验工作总结                            长期

12.鉴定证书、产品证明书、合格证                                 长期

13.试验规程和记录等                                             长期

14.获奖、专利材料                                               长期

15.论文、专著                                                   长期

16.生产任务书、生产方案计划                                     长期

17.全套工艺定型图纸、技术条件说明书                             长期

18.工艺说明书、流程、实验记录、分析和鉴定材料等                 长期

19.生产定型报告及批复                                           长期

20.重大质量事故分析、重要联席会议纪要                          长期

21.各种更改单及技术通知单                                      长期

22.生产工作总结报告、技术工作总结报告                          长期

七、基本建设类档案归档范围和保管期限表

JJ基本建设

JJ11综合

1.上级有关基建工作的文件                                       长期

2.本院基建工作规章制度                                         长期

3.本院基建工作计划、总结、简报                                 长期

4.本院基建工作总体规划                                         永久

5.本院基建工作年度(季度)总结、统计报表                          永久

6.本院基建工程财务预、决算                                     长期

7.本院有关总体规划、设计总平面图                               永久

8.本院有关水、电、气管道分布图                                 永久

9.本院有关地质勘探、地形测量材料                               永久

JJ12基建项目[按单项工程设置类目，具体按照工程建设项目

的各个阶段(环节)组卷]

1.项目建议书及上级批复                                         永久

2.可行性研究报告                                               永久

3.项目评估                                                     永久

4.环境预测、调查报告                                           永久

5.设计任务书及计划任务书                                       永久

6.工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察

记录、化验试验报告、重要土、岩样及说明                         永久

7.地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定

位、观测记录                                                   永久

8.水文、气象、地震等其它设计基础材料                            永久

9.初步设计                                                      长期

10.技术设计                                                     永久

11.施工图设计                                                   短期

12.技术秘密材料、专利文件                                       永久

13.设计计算书                                                   长期

14.关键技术实验                                                 永久

15.总体规划设计                                                 永久

16.设计评价、鉴定及审批                                         长期

17.征地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书                       永久

18.承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件                       永久

19.施工执照                                                     永久

20.水、电、气、暖供应协议书                                     永久

21.产权证书                                                     永久

22.竣工图                                                       永久

23.竣工验收申请报告及批复                                       永久

八、仪器设备类档案归档范围和保管期限表

SB仪器设备

SB11综合

1.上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作文件                   长期

2.本院有关仪器、设备管理文件                                   长期

3.本院有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料                   长期

SB12仪器设备项目(按仪器设备种类或型号设置类目)

1.申购报告、计划、论证报告(论证会文件、记录等)                  长期

2.上级或主管领导批复和准购批示                                 长期

3.定购合同(复印件)和会议纪要、记录等                            长期

4.进口设备过程中有关的技术商务文件                             长期

5.开箱记录及装箱单                                             长期

6.安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单                     长期

7.验收报告及文件材料                                           长期

8.索赔来往函件及结果文件                                       长期

9.设备说明书及全套随机文件材料           (9- 12期限与设备期限使用相同)

10.使用、检修、故障事故记录(设置厦历表)

11.重大事故的调查分析及处理意见                                短期

12.技术改造和开发过程中形成的技术文件材料                      长期

九、出版类档案归档范围和保管期限表

CB出版

CB11综合

1.上级有关编辑出版工作的文件                                  长期

2.本院编辑出版工作规划、计划、报告、总结、

简报和重要会议记录                                            永久

3.本院编辑出版工作规章制度、统计报表                           永久

4.本院编辑出版部门管理形成的文件材料                           短期

5.本院编辑出版合同、协议书                                     长期

CB12报纸

本院编辑部及其他部门编辑出版的报纸                            永久

CB13刊物

本院编辑部及其他部门]编辑出版的正式刊物                       永久

CB14书稿

各种书刊原稿                                                  长期

十、外事类档案归档范围和保管期限表

WS外事

WS11综合

1.上级有关外事工作文件材料                                    长期

2.本院外事工作规定、办法、条例                                长期

3.本院外事工作计划、总结、统计报表                            长期

4.本院外事工作报告、简报、会议记录                            长期

WS12出国(境)

1.本院人员出国(境)申请审批材料、国外邀请函                     长期

2.本院人员出国(境)考察、访问材料                               长期

3.本院人员出国(境)讲学、研究人员的有关材料                     长期

4.本院人员出国(境)进修、留学形成的有关材料                     长期

5.本院人员出国(境)参加国际比赛材料                             长期

WS13来院

1.本院邀请、聘请外籍人士的计划、请示及报告                    长期

2.外宾来本院院参观、访问的文件材料                            长期

WS14国际合作与会议

1.中外合作院际交流协议、合同、项目纪要材料备忘录              长期

2.本院授予外籍人员名誉称号的材料                              长期

十一、财会类档案归档范围和保管期限表

CK财会

CK11 综合

1..上级有关财务会计工作的文件材料                             永久

2.本院财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件              长期

3.本院基金管理工作文件                                        短期

4.本院有关财务管理方面的其他文件材料                          短期

5.本院会计移交清册                                            15年

6.本院财会档案移交保管清册                                    永久

7.本院财会档案销毁清册                                        永久

CK12会计报表

1.事业单位财务决算报表                                        永久

2.基本建设拨、贷款、年度决算报表                              永久

3.各种半年会计报表                                            15年

4.季度以下各种会计报表                                         5年

5.银行余额调节表、对账单                                       5年

CK13会计账簿

1.日记账                                                      15年

2.总账                                                        15年

3.明细分类、分户账或登记簿、辅助账                            15年

4.现金出纳帐、银行存款帐、专项基金账簿                        25年

5.固定资产明细账(卡片)                     (固定资产报废清理后保管五年)

CK14会计凭证

1.预算内、外各种会计凭证                                      15年

CK15工资清册

1.工资发放名册、卡片                                          永久

2.各种奖金、奖学金、贷学金、助学金的名册、卡片等              10年