一、归档范围

凡我院在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料，均列入归档范围。

二，归档要求

1.归档的档案材料必须做到：

①立卷前把本部门一年内形成的全部材料收集起来，核对清楚，以保证归档的文件材料齐全完整。

②立卷归档的文件材料，应保持它们之间的联系，按保存价值，分类整理立卷。

③把文件按年度分开，不同年度的文件，不能混在一起立卷， 但一些特殊性文件，分年度时可采取以下作法：前一年形成的本年度工作计划和下一年形成的本年度总结，放在本年度文件内；长远规划放在所针对的开头一年；连续几年的工作总结放在所针对的最后一年；跨年度的案件归于结束之年。

④把文件按级别分开立卷，但上级对本院的批复、批转和本院对下级的批复、批转文件应立在本院卷内，上级要求学生上报材料的通知和学院报送的材料一起立卷；其余按上下级文件分开立卷。

⑤按内容分开立卷，把一个问题或一项工作、一次会议、一个案件所形成的文件材料作为有联系的一个整体立卷。

⑥文件的永久、长期、短期三种保管期限分开立卷。

⑦卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列：批复、批示在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后；非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；其它文件材料按时间排列。排列完毕的文件材料要拆去金属装订物，在右上角用铅笔编写页号，如正反两面都有文字或图表的文件材料，两面都编页号，反面编在左上角。书写要规范，字连清晰。严禁用铅笔、彩笔、圆珠笔及纯蓝水笔书写，也不能用复写纸写，对不符合要求的一律返工重制，以便于延长档案材料的寿命。

2、各职能部的档案管理人员负责对本部形成的档案材料收集、保管工作，按部门立卷和归档流程分别整理立卷归档。

3、各部门形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料由各部门档案员根据归档范围要求整理组卷，编排档号、页号、件号，填定卷内目录，交部门负责人检查装订后向综合档案室移交。

4、党群、行政档案由办公室文书人员把学院党群行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料整理好，于次年六月底以前移交综合档案室。

5、教学档案:由教务处将在学院理和教学活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料分别类整理装订好，于次年六月底以前移交综合档案室。

6、科研、基建项目和专题性、成套性档案；在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档井移交综合档案室。

7、产品生产与科技开发档案：由学院设计、试制、生产、经营和销售产品过程中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料整理好，于次年六月底以前移交综合档案室。

8、仪器设备档案:学院固定资产的仪器设备，在其购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料和随机材料，按要求整理好，于每年年底移交综合档案室。

9、出版档案：由学报编辑部将学院在编辑出版报纸、刊物、图书、音像出版社活动中直接形成具有保存价值的文字、图表、声像载体材料整理好，于次年六月底以前移交综合档案室。

10、外事档案:由办公室文书人员，将学院在与外国团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料整理好，于次年六月底以前移交综合档案室。

11、财会档案:由财务处将学院在财务管理和会计活动中直接形成的具有保存价值的文字材料、凭证、账薄、报表等材料整理好，于第三年六月底以前移交档案室。

       12、声像载体档案:同电教中心将反映学院教育活动和历史发展，具有保存价值的各种以音像、画面形象等方式记录的专载体及其相配套的文字材料整理好。于次年六月底以前移交综合档案室。