延安职业技术学院综合档案室档案实体分类与标识

第一章   档案类目的划分与标识

一、档案实体分类的原则

1、档案实体分类的体系结构、类目设置、序列编排，以国家的有关档案工作的法规标准为依据，从学院实际出发，突出教学档案的中心地位和党政管理档案统率全局的作用，力求反映新时期学院职能活动的新情况、新特点。

2、在充分反映学院档案的形成规律和内容、特点的前提下，把同一类目档案的管理性和业务性材料集中在一起，适度注意与《中国档案分类法教育档案分类表(即信息分类)体系的协调。

3、档案类目设置相对稳定，不受偶然因素、短期行为的影响。

4、类目排列、档号结构的确定符合逻辑原则。

5、档案类目名称、档号模式、标识符号等，力求准确、简明、易懂、好记。

二、一级类目的划分与标识

一级类目是学院档案实体分类的最高层位。根据学院档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，确定为十一个一级类目。一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如：“XZ” 即“XingZheng" (行政)的简称。

根据《高校档案实体分类法》，我校档案实体划分为党群、行政、教学、学生、科研、产品生产、基建、仪器设备、出版物、外事、财会等十一个档案一级类目的名称、标识符号和主要内容如下：

1、党群类DQ

主要包括学校党委、纪委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要：各党群部门的工作计划、总结;上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

2、行政类XZ

主要包括学院行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要;上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。以及行政职能部门(教务、科研、开发、基建、设备、外事、财务等部门除外)工作中形成的文件材料。

3、教学类JX

主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。

4、学生类XS（暂不另行单独设类，归档的学生登记表、毕业生登记表和学生成绩归入教学类）

主要包括学院培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

5、科研类KY

主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。

6、产品生产类CP

主要包括产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。

7、基本建设类JJ

主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。

8、仪器设备类SB

主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。

9、出版物类CB

主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。

10、外事类wS

主要包括外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料。

11、财会类CK

主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。

三、二级类目的设置和标识

二级类目是对一级类目的细分。细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质，进行设置。二级类目的标识，采用“双位制”。如：“综合”为“11”，其余二级类目依次为12、.......但10、2.....等带“0”的数字不用。

第二章  档号的编制

一、档号：

是存取档案的代号，排架的依据，主要反映学院档案的分类体系和物理位置。

二、档号编制的原则：

符合唯一性、合理性、稳定性的要求，即同一档案部门内的档案不重号;方便插卷，使其有充分扩展的余地;不随意变动;能适应计算机管理的需要，发挥排架、检索的双向功能。

三、档号结构、模式和标识：

1、档号包括全宗号、年度号、分类号、期限、案卷（件)号五部分。全宗号为行政赋予，本校为0425；年度号是档案形成的年度，由四位阿拉伯数字组成；分类号为档号的主体，由一、二级类目代号组成，分别是两位大写汉语拼音和两位阿拉伯数；期限分为永久、长期、短期，分别用Y、C、D三个大写汉语拼音大写表示；案卷（件）号为本档在类目中的排列序号。 2、档号的结构：全宗号+年度号+分类号+期限+案卷（件)号 3、档案的标识：采用英文字母和阿拉伯数字相结合的混合号码制，相互之间用“-”连接，例如：2019年内容为学籍管永久保存的第11号卷的档案，可标识为：0425-2019-JX16-Y-11。

四、档案的实体排架：

从维护档案的整体性和方便查找考虑，在不影响案卷之间有机联系的前提下，可不考虑保管期限，按年度- 类目横向排列。在编定档号前，将永久、长期排在前面。

第三章  实体分类中几个问题的处理

一、声像档案

从当前学院声像载体档案归档的内容看，基本不超出十一个一级类目的范围，故暂不将它与十一个一级类目并列，但由于载体和幅面尺寸(类型)不同，保管要求不同，拟作特殊处理：按载体类型分别单独编号排架，同时注明与相应载体档案的参照号。其编号模式为：全宗号+年度号+声像档案代号(SX) +期限+载体代号(代码) +保管单位号，保管单位是声像档案最低限度的数量词，可以是卷、册、盒，也可以是张、件。

例如：某中央领导同志2006 年来院视察，照片册序号是23,张数是第13张，录像带序号是31,盒数是第2盒，则可分别标引为：

0425-2006-SX12-Y-23-13

0425-2006-SX14-Y-31-2

CB15音像出版类档案中的声像载体材料，亦依此办法处理。

二、实物档案

实物档案包括学院在公务活动中受赠的具有纪念意义的礼品、字画、书画作品以及获得奖励的奖状、证书、奖杯和其他具有纪念意义的实物。其编号模式为：

全宗号+年度号+实物档案代号（SW）+期限+载体序号+奖励或赠送单位名称。例如：2006年学院获得陕西省教育厅第2块奖牌，同年，浙江机电职业技术学院赠送第3幅字画，可分别标引为：

0425-2006-SW13-C-2-陕西省教育厅

0425-2006-SW15-C-3-浙江机电职业技术学院

实物档案单独编号排架。

三、人物档案

人物档案包括学院历任校领导、学科带头人、知名人士和著名校友等在各种重要活动和进行学术研究时形成的文件材料。此类档案按生平传记、社会活动、文稿、创作、音像、评价和其他分类。其编号模式为：

全宗号-年度号-人物档案代号（RW）-载体序号-人物姓名。

例如：2008年某教授第三本传记，第四本专著，可分别标引为：

0425-2008-RW11-Y-3-姓名

0425-2008-RW14-Y-4-姓名

人物档案单独编号排架。

四、干部人事档案

干部人事档案的分类编号按1991年4月2日中央组织部、国家档案局联合发布的《关于印发(干部档案管理工作条例〉的通知》(组通字[1991]第13号)和中组部《干部人事档案材料收集归档规定》(组通字[1996]第 14号)文件办理。

干部人事档案的归档范围：

1、履历材料;

2、自传材料：

3、鉴定、考察、考核材料;

4、学历和评聘专业技术职务材料;

5、政治历史问题审查材料;

6、参加中国共产党、共青团及民主党派材料：

7、奖励材料;

8、处分材料;

9、录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退(离)休、退职材料及各种代表会代表登记等材料：

10、其它可供组织上参考的有保存价值的材料。

第四章  主表

DQ党群：主要包括党群部门工作中形成的文件资料。

DQ11党务综合：分党委、总支、直属支部综合材料、学生突发带伤通知编入。

DQ12纪检、监察：党的纪检工作、校内监察材料编入。

DQ13组织：党员纳新、党费收缴、干部任免、党校工作及离退休干部材料。

DQ14宣传教育：党员干部、学生思政教育、精神文明等工作文件编入。

DQ15统战：民主党派、政协委员、人大代表材料编入。

DQ16工会：教代会、工会组织建设、妇女工作材料编入。

DQ17团委：团组织建设、团的活动与表彰奖励，学生社团材料编入。

XZ行政：主要包括行政职能部门工作中形成的档案资料。

XZ11行政综合；院和系综合材料、人才培养工作评估、编入。

XZ12人事：机构成立、变更、任免、奖惩；人事人才引进、工资改革、职称评聘、人事调函等材料编入。

XZ13审计：内部审计材料编入。

XZ14武装保卫：武装部和保卫处等安全稳定、学生入伍治安综合治理材料

XZ15总务：政府采购、车辆管理、资产管理、爱卫会、居委会、计生办、校医院等后勤服务材料编入。

XZ16档案、图书、文博、校史

JX教学工作：主要包括教学管理和教学实践中形成的材料。

JX11教学综合：上级教育 主管机关下达的指令性文件、指导性文件、教学综合管理文件；教学规模；教学规范；教学评估；优秀教学评奖；教研室工作；学生运动会；教学质量评奖；教师工作量考核等材料编入。

JX12学科与实验室建设：专业设置、学科建设、实验室建设、基地审批编入。

JX13课堂教学与教学实践：教学计划、教学方案、教学大纲、教学改革材料；课堂教学材料；教学实习、生产实习材料；优秀的、典型的毕业论文、毕业设计及评审意见。

JX14教材：教材建设方面的材料；自编或主编教材，各专业使用教材目录，优秀教村评选材料编入。

JX15师资培训：师资培训计划、考核、总结、资格认定、出国进修等材料

JX16招生：招生工作文件、招生计划、新生录检表、新生登记表、委培合同

JX17学籍管理：入学教育和军训，在校学生名册，学生登记表，学籍卡，学籍变更，成绩单，心理教育，贫困生资助等

JX18毕业生：毕业生登记表、毕业生信息反馈，毕业分配方案、派遣名册，毕业证领取登记表、学历电子注册、毕业生创业等

JX19成人教育：成人教育和各类培训班、进修班材料编入。

XS学生（此类资料所收取的两表一单，归JX17和JX18）

KY科学研究：主要包括科学研究管理和科研实践活动中形成的资料

KY11科研综合：科研行政管理、科研计划管理、科研成果管理、科研经费管理、学术活动材料，科研处综合材料编入。

KY 12按项目设置类目：科研准备阶段、科研试验阶段、总结鉴定阶段、申报奖励阶段、推广应用阶段的所有材料编入。

CP产品生产与科技开发：主要包括产品生产、科技开发管理及活动中形成的文件资料

CP11综合：上级关于产品生产与科技开发管理的文件；学院为产品生产与科技开发制定的各种规定、制度、 办法及手册、图表；产品生产与科技开发的请示、报告、批复、批示；与专业协作单位有关技术方面来往的文件；产品生产与科技开发的年度工作计划、总结、统计报表等编入。

CP 12项目：产品项目或下发产业单位的文件资料。

按产品种类或项目设置类目：产品生产与科技开发计划准备阶段材料；生产设计阶段材料；生产试制与鉴定阶段材料；生产阶段材料；销售管理材料等编入。

JJ基本建设：主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件资料

JJ 11综合：上级有关基建工作的文件，基建工作制度，基建工作总体规划，基建工作计划、总结、简报、统计报表，基建财务预算、决算，设计平面图，管网分布图，地质勘探、地形测量材料等编入。

JJ12按单项工程设置类目：项目可行性研究、项目设计文件、项目管理文件、项目施工文件、项目竣工验收文件、项目监理文件、财务管理文件等编入。

JJ13项目综合：后勤管理处（基建）、国有资产处在公务和管理过程中形成的综合维修及零星工程材料，一文多项及提前归档的立项审批材料。

SB仪器设备：主要包括仪器设备工作管理和仪器设备购置、使用、维修改造中形成的材料

SB11综合：上级有关仪器设备的政策、业务工作文件；学院仪器设备管理的规章制度；本院仪器设备购置计划、报告及经费分配方案；仪器设备移交清册，报废、调拨报告及批复；仪器设备工作计划、报告、总结、调查材料；仪器设备管理；实验室建设及银行贷款等材料编入。

SB12按仪器设备种类或型号设置类目：仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等材料编入。

CB出版：主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料

CB11综合：出版社杂志学报，编辑部综合材料及社科处相关管理文件材料，上级有关编辑出版工作的文件、会议材料；学院编辑出版工作规划、计划、报告、总结、简报和重要会议记录；本院编辑出版工作的规章制度、统计报表；编辑出版部门管理形成的文件材料等编入。

CB12报纸：校报编辑部及其他编辑出版的报纸。

CB13刊物：学报编辑部，杂志社及其他部门编辑出版的正式刊物。

CB14书稿：出版社出版的样书（由出版社设分室保管）。

CB15音像

CB12- CB15 包括出版物的编审、出版等方面的全套材料。

WS外事：主要包括外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料。

WS11综合：上级关于外事工作的文件；学院外事工作制度、计划、总结、简报；外事工作统计报表；外事工作会议材料；外事工作管理性文件，国际交流与合作综合材料编入。

WS12出国(境)：考察、访问、讲学、比赛等审批及有关业务材料

WS 13来校：邀请、聘请外籍机构或人士来校参观、讲学等审批及有关业务材料。

WS 14国际合作与会议：国际合作与交流项目协议、合同、备忘录及国际学术会议材料入此

CK财会：主要包括财务工作管理和会计核算过程中形成的文件材料。

CK11综合：财务处综合性业务，上级有关财会 工作的文件；学院财务管理规定、计划、总结、请示、批复；学院基金管理工作文件；会计移交清册；会计档案移交保管清册；财会档案销毁清册；财务管理的其它文件等编入。

CK12会计报表：决算报表、预算会计报表、及各种统计表。

CK13会计账簿：总账、明细账、日记账、现金账、银行存款账等。

CK14会计凭证：各种原始凭证、记账凭证（单独排架）。

CK15工资清册：（奖金、 助学金入此）

附：三类特殊档案

SX声像：主要包括反映学校重要职能活动的照片、录像带、光盘等被特殊载体保存的材料

SX11照片

SX12录音带

SX13录像带

SX14幻灯片

SX15磁盘

SX16影视胶片

SX17缩微胶片

SX18光盘

SW实物类：主要包括反映学校历史且具有长久保存价值的纪念品、荣誉品、赠品及印章等实物。

SW11奖状、荣誉证书

SW12奖杯、奖牌、锦旗

SW13礼品、纪念品

SW14字画

SW15印章

SW16其它

RW人物类：主要包括在学校发展过程中发挥重要作用的人员，含各级领导、社会贤能、本院教职工等。

RW11生平传记类

RW12社会活动类

RW13文稿类

RW14创作类

RW15音像类

RW16评价类

RW17其他类