关于做好2021年度文件资料归档工作的通知
各党总支、各直属支部、各处（室）、纪委、工会、团委：
根据《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令）等法规制度要求，为做好2021年度各类资料的归档工作，确保我校各类资料完整归档，现将有关事项通知如下：
一、归档范围
1.2021年1月1日至12月31日年度内，学校在党政管理、教育教学、出版外事等管理过程中形成的各类文档资料。
2.学校收到的上级及业务主管部门下发的与学校有直接关系并需要执行的文件材料。
3.依据工作需要和管理要求，已经达到归档时限和要求的财务管理、科研基建、资产与设备的文档材料。
4.2021年度以学校名义获得的省级以上荣誉证书、奖牌、奖杯、锦旗、光荣册、重要题词、废签章以及在校际交流中获赠的礼品、纪念品等具有保存价值的实物随相关纸质文件同时归档。
5.2021年度学校举行重大活动（如：党代会、教代会、科协大会、学代会、团代会等重要会议）形成的文件材料，及其他重大活动、重要事件（如疫情防控、十四运、对外承办的会议等）中形成的各类文件材料。
6. 2021届及往届未归档毕业生合影照片，包括以系（院）为单位的毕业合影照和以班级为单位的毕业合影照。
7.2021年度以前因特殊原因未及时归档须补充归档的文件材料。
二、归档要求
1.按照“应归尽归、应收尽收”的原则，对应归档的文件材料(包括应归档的电子文件及传统载体的照片、录音、录像等)进行全面梳理和收集，进行立卷整理后移交。任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档。
2.校党委、行政的文件材料，由党政办公室收集归档；其他处（室）、系（院、部、中心）的文件材料由相关处（室）、系（院、部、中心）收集归档。
3.应归档的红头文件必须包含红头文件（文件正本）正文及附件、签发单、底稿；红头文件应一式两份，其他归档文件材料一式一份。文件内的排序为：红头文件（文件正本）、发文处理单、底稿，如有附件应放在文件正本后面。归档的红头文件必须为加盖公章的原件；确实无原件的复印件，字迹要清晰，并加盖公章。发文处理单如果是从OA系统中直接打印，则需在打印稿加盖部门公章。
4.归档材料必须完整，不要缺项、漏项,如请示与批复、正文与附件应一并归档，应逐份清点收集齐全归档，不得遗漏和散失。归档材料应是原件，复印件原则上不得归档。
5.归档的声像、实物档案须标明事由（事件）及时间、地点、人物；归档的电子档案须标明与纸质档案相符的标题及时间。
6.归档的学籍档案中，学生录取和毕业生信息档案由招生就业处和教务处学籍管理部门按工作需要具体移交；学生学籍表和毕业生登记表由各系按归档要求以班为单位整理组卷，以系为单位移交；学生成绩表由教务按归档，要求以班为单位整理组卷统一移交。（《学籍档案归档规范》备索）
7.毕业生合影照片要求纸质照片和电子照片各归档一份。纸质照片需标注：时间、地点、背景以及院系（专业、班级）名称、毕业生届别、并附带与照片内人员位置一一对应的名单（名单在照片下方或背面）；电子照片为jpg格式，大小不小于2M，与纸质照片完全一致，文件名以“延安职院**届（毕业年份）**专业**班毕业合影”的方式命名。
8.达到归档要求和时限的财务、基建档案的有关报表、凭证、名册、图册等档案资料按照行业和专业的档案整理要求，分门别类，加工成册（本），然后移交。
三、归档程序
1.归档资料移交时，交接双方当面清点核对。学校综合档案室按档案管理要求进行验收，不符合要求的退回归档部门，重新整理验收合格后方可办理移交手续。
2.归档单位移交归档材料时须填写移交登记表，并提交《移交清单》两份，交接双方签字并加盖所在部门印章后各留一份备查。
3.电子版《移交清单》、电子文档资料、电子版毕业生合影照片等电子类资料发送邮箱：yadhd@126.com
4.移交时间：2022年5月9日至5月20日，移交地点：学院党政办综合档案室（图书馆六楼605）。
5.在归档过程中如有疑问，请及时与学校综合档案室联系。
文书类档案：安 红老师 13008599331
教学类档案：王海珍老师 13891160159
其他类档案：王 婧老师 13509110338
四、工作要求
1.各类归档材料是学校发展真实的历史记录，具有无法替代的凭证、参考、宣传和教育作用。各部门、各单位要高度重视，切实履行职责，认真做好年度文件资料的归档工作。
2.严禁将公务活动中形成的属归档范围的文件材料据为已有或放置立卷部门自行保管；对损毁、丢失或不完整、不齐全的档案资料，要积极予以补救完善。
3.各部门、各单位要确定一名兼职档案员，负责做好本单位归档材料的收集、整理与移交工作，保证归档文件材料完整、齐全，并按时移交。请将兼职档案员信息（部门，姓名，性别，年龄、联系电话）于2022年5月9日前报档案室党怀德处。
4.各归档部门（单位）要认真落实年度归档任务，按时完成归档工作，对逾期未完成者，将予以通报批评。
2022年4月25日
