作者：党怀德 时间：2022-05-12 点击数：
延安职业技术学院综合档案室
学籍档案移交规范
1.延安职业技术学院学籍档案分为《学生登记表》、《毕业生登记表》、《学生成绩登记表》三类，前两项由各系负责整理归档，第三项由教务处负责归档。教务处及各系负责学籍档案的管理人员应当按照归档要求，组织本部门的相关工作人员及时整理学籍档案，完成归档工作。
2.各系整理《学生登记表》、《毕业生登记表》资料时，须以班为单位，按照学生学号顺序整理，一班称为一卷（不整卷装订，以便利用)，纳入档案管理规范；教务处整理《学生成绩登记表》以班为单位组卷，装订为一卷，装订时不能遮挡文本内容（建议单钉钉在页面左上角），不影响档案的浏览和复印等使用。
3.三项学籍档案材料整理时，均须卷前加封面和卷内目录（不记页码），卷内统一在档案资料显眼外上角加注与目录顺序对应的整卷流水页码，封面加盖归档章并填写，封面的件号由档案室统一编写。《学生登记表》、《毕业生登记表》卷内每册封面归档章上的件数，由归档人按要求填写。
4.学籍档案资料移交时须进行审定和验收，由各处系兼职档案人员牵头进行，档案室进行审定和验收，并办理登记等相关移交手续，整理人须在档案装具内备考表立卷人处签名。档案室拒绝接收整理不规范的档案资料。
5.归档章填写要求：归档章为上下两行六格的业务章，见附图。第一格填写国家统一全宗号，我院全宗号为0425；第二格为年份，填写归档档案产生形成的年份；第三格为件（卷）号，封面（目录页)件号由综合档案室统一编写，卷内（班级每）件号，组卷人按顺序号依次填写，注意填写靠右，左侧空白处由档案室工作人员补充填写整卷件号。第四格为分类号（机构问题），我院《学生登记表》、《学生成绩档案》为JX17，《毕业生登记表》的类号为JX18；第五格为保管期限，学籍档案都属于永久保存期限；第六格为页数，以卷为单位，填写整卷文档的总页数（有文字的页面)。
6.归档文件字体要求：三项学籍资料封面的校名宋体1号加粗，标题黑体2号加粗，内容仿宋3号；卷内目录字体根据内容自行设计。
7.附：封面、目录样表，归档章样式。
《学生登记表》封面（样式)
延安职业技术学院
学生登记表
院（系）名：机电工程系
专 业：机电一体化技术
学 制：三年
行 政 班 级：2016级机电一体化技术1班
入 学 时 间：2016.09
入 学 人 数：38人
毕 业 时 间：2019.07
毕 业 人 数：38人
建档日期：2016.09.15
归档日期：2019.07.15
《学生登记表》目录（样表)
延安职业技术学院学生登记表班级目录（样表）
院（系)部：机电工程系 专业班级：16级三年制机电班 归档时间：20190715
序号
学生学号
姓名
入学时间
学制
毕业时间
卷内页码
备注
1
161395003011101
张三
201609
3
201907
1-6
2
161395003011102
李四
7-12
161395003011103
王五
13-18
4
161395003011104
赵六
19-24
…
《毕业生登记表》封面（样式)
毕业生登记表
建档日期：2019.06.1
《毕业登记表》目录（样表)
延安职业技术学院毕业生登记表班级目录（样表）
1-7
8-14
15-21
22-28
《学生成绩档案》封面（样式)
学生成绩档案
《学生成绩档案》目录（样表)
延安职业技术学院学生成绩档案班级目录表（样表）
院（系)部：机电工程系 专业班级：16级三年制机电班 归档时间：201900715
学号
资格审查
合格
归档章样式
全宗号
归档年份
件数
类目号
保管期限
本档总页数
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